Od přihlášky po certifikát. Každý krok dohledatelný.
EDS propojuje nábor studenta, CRM, dokumenty, finance, komunikaci, výuku, zkoušku a certifikaci do jediného řízeného procesu. Vedení tak nemusí skládat odpovědi z tabulek a e-mailů — správnou informaci najde na kartě studenta.
Dobrý vzdělávací systém neukládá jen data. Umí v pravý okamžik odpovědět na otázku, rozhodnout o dalším kroku a doložit, proč se stal.
Vedení vidí celý provoz. Student vidí svoji cestu. Kontrola vidí průkaznou historii.
Když jsou přihlášky v e-mailu, docházka v tabulce, faktury v účetním programu a výsledky v dalším systému, nikdo nemá úplný obraz. EDS vytváří jeden zdroj pravdy: informace se jednou získá a dál pokračuje celým procesem.
Kde je student právě teď?
Vidíte typ studia, splněné podmínky, zpřístupněné materiály, odevzdané úkoly, dokumenty i procento postupu.
Co je potřeba udělat dál?
Stav studenta určuje navazující krok: doplnění dokumentu, úhradu, e-mail, zpřístupnění obsahu, zkoušku nebo certifikát.
Co už systém provedl?
Na časové ose je vidět odeslaná komunikace, změna stavu, spárovaná platba, odevzdaný úkol i uložený výsledek.
Umíme průběh prokázat?
EDS spojuje události s časem, dokumentem a oprávněnou rolí. Potřebné skutečnosti jsou zpětně dohledatelné.
Dvanáct kroků od zájemce k absolventovi.
Každý krok pracuje se stejnými údaji. Nevznikají kopie klienta ani slepá místa mezi odděleními.
- 01Data vstupují jednou
Online přihláška
Formulář sesbírá kontaktní, studijní a fakturační údaje i souhlasy a přílohy, které konkrétní program vyžaduje.
- 02CRM bez přepisování
Založení karty studenta
Odesláním přihlášky vznikne jednotný profil. K němu se bude ukládat vše od prvního kontaktu až po certifikát.
- 03Správná cesta
Zařazení do typu studia
Student dostane správný program, harmonogram, povinnosti, materiály, cenu i pravidla dokončení.
- 04Nic nechybí
Kontrola podmínek a dokumentů
Systém i tým vidí, co bylo doloženo, co čeká na kontrolu a co je nutné doplnit před zahájením.
- 05Finance ve vazbě
Předfaktura a úhrada
EDS odešle předfakturu, sleduje stav platby a po spárování úhrady připraví navazující finanční doklad.
- 06Bez ručního hlídání
Automatický onboarding
Student obdrží správný e-mail, pokyny, přístup a informace přesně ve chvíli, kdy splní nastavené podmínky.
- 07Řízené studium
Studijní materiály
Obsah lze zpřístupňovat podle programu, termínu nebo předchozího splnění. Na kartě zůstává vidět, co bylo studentovi dostupné.
- 08Aktuální přehled
Úkoly, práce a průběh
Odevzdání úkolu, kontrola a změna stavu se ukládají do historie. Tým ihned pozná, kdo postupuje a kdo potřebuje podporu.
- 09Správná zpráva včas
Připomínky a komunikace
Vlastní e-mailové scénáře reagují na termín, nesplněnou povinnost, platbu, odevzdání i připravenost ke zkoušce.
- 10Kontrolní prvky
Online zkouška
Student se přihlásí e-mailem, zkoušku spustí PINem a pracuje v určeném časovém limitu. Průběh je součástí jeho datové stopy.
- 11Ověřitelný výsledek
Výsledek a vyhodnocení
Systém vyhodnotí výsledek podle nastavených pravidel a uloží jej ke konkrétnímu studentovi.
- 12Uzavřený cyklus
Certifikát a archivace
Po úspěšném dokončení EDS vytvoří certifikát, odešle jej studentovi a současně uloží do jeho karty.
Jeden člověk. Jedna karta. Celý příběh.
Karta studenta není adresář. Je to živý pracovní prostor, který propojuje obchodní, administrativní, finanční a studijní část vztahu.
Každý oprávněný člen týmu pracuje s aktuálním stavem. Nemusí žádat kolegu o poslední tabulku ani hledat přílohu ve staré konverzaci.
- kontaktní a fakturační údaje, zvolený typ studia a stav klienta,
- přihláška, smlouvy, potvrzení, povinné přílohy a další dokumenty,
- předfaktury, faktury, úhrady a jejich návaznost na další kroky,
- odeslané e-maily, použité šablony a plánovaná komunikace,
- zpřístupněné materiály, aktivita, úkoly a průběh studia,
- zkouška, časové údaje, výsledek, certifikát a archiv,
- časová osa událostí a historie změn podle oprávnění.
- ↗Úkol č. 6 odevzdánSoubor uložen ke studiu
- ✉E-mail odeslánPřipomínka termínu
- ▤Platba spárovánaFaktura označena jako uhrazená
- ✓Dokumenty ověřenyPodmínky pro studium splněny
Datová stopa se průběžně aktualizuje
Auditní stopa, která dává smysl i v případech Úřadu práce.
U financovaného nebo kontrolovaného vzdělávání nestačí vědět, že student kurzem prošel. Je potřeba umět průběh věcně a časově doložit.
Vstup do studia
Přijatá přihláška, identifikační údaje, zvolený program, povinné dokumenty a splnění vstupních podmínek.
Co prokazujeKdo, do čeho a na základě jakých podkladů vstoupil.Přihlášení a přístupy
Časové záznamy důležitých událostí, přístupové kroky a oprávnění rozdělená podle role a kompetence.
Co prokazujeKdy se událost stala a kdo k ní měl oprávněný přístup.Práce studenta
Zpřístupněné materiály, odevzdané úkoly, uložené soubory, jejich kontrola a průběžný stav studia.
Co prokazujeJak student postupoval a jaké povinnosti skutečně splnil.Komunikace a termíny
Odeslané automatické e-maily, použité šablony, připomínky a reakce systému na změnu stavu.
Co prokazujeJaké pokyny student obdržel a kdy byl na povinnost upozorněn.Zkouška a výsledek
Přihlášení e-mailem, spuštění PINem, časový limit, odpovědi do odevzdání a uložený výsledek.
Co prokazujeZa jakých podmínek zkouška proběhla a jak byla vyhodnocena.Dokončení a certifikát
Splnění pravidel programu, vytvoření certifikátu, jeho odeslání a bezpečná archivace na kartě.
Co prokazujeKdy a na základě čeho byl student úspěšně certifikován.Kontrola dostane souvislosti, ne neuspořádanou složku.
Role a přístupová práva lze oddělit podle kompetencí. Oprávněné straně tak lze zpřístupnit potřebný kontrolní pohled bez toho, aby získala přístup k celé agendě organizace.
Automatizace není zkratka. Je to správný krok ve správný čas.
EDS reaguje na skutečný stav studenta. Tím odstraňuje rutinu, ale ponechává vedení úplnou kontrolu nad pravidly.
Správná šablona pracuje se správnými daty.
- dokumenty se vážou ke konkrétnímu studentovi a programu,
- povinné podklady mají viditelný stav a historii,
- smlouvy, potvrzení, faktury i certifikáty zůstávají na kartě,
- vygenerovaný dokument nemusíte znovu ručně zařazovat.
Komunikace reaguje na událost, ne na paměť administrátora.
- potvrzení přijetí přihlášky a instrukce k doplnění,
- předfaktura, potvrzení úhrady a uvítací informace,
- zpřístupnění materiálu a připomínka termínu,
- pokyny ke zkoušce, výsledek a odeslání certifikátu.
Finance jsou součástí životního cyklu studenta.
- fakturační data pocházejí přímo z přihlášky,
- předfaktura se odešle podle nastaveného scénáře,
- úhrada změní stav a může spustit další kroky,
- doklady a stav platby jsou vidět spolu se studiem.
Všechny části systému sdílejí jeden kontext.
- jedna osoba nevzniká opakovaně v několika seznamech,
- obchodní, finanční a studijní stav je v jedné souvislosti,
- časová osa vysvětluje, co se stalo a co má následovat,
- API umožňuje napojit web i další používané systémy.
Neomezujeme metodiku. Nastavujeme proces.
EDS lze přizpůsobit krátkému kurzu, dlouhodobému studiu, rekvalifikaci, firemnímu vzdělávání i programu zakončenému zkouškou nebo certifikátem.
Společně definujeme fáze, role, podmínky, dokumenty, automatické reakce a způsob dokončení. Vaše know-how zůstává základem; systém mu dává řád, návaznost a měřitelnost.
Navrhnout proces pro naši instituciTypy programů
Kurzy, obory, rekvalifikace, školení, zkoušky a certifikační cesty.
Pravidla postupu
Povinné kroky, termíny, návaznosti, hranice úspěchu a podmínky dokončení.
Obsah a úkoly
Materiály, moduly, práce studenta, kontroly a průběžné hodnocení.
Dokumenty a komunikace
Vlastní šablony, povinné přílohy, scénáře e-mailů a okamžiky odeslání.
Role a přístupy
Vedení, administrativa, lektoři, hodnotitelé, studenti a oprávněná kontrola.
Integrace přes API
Webové formuláře a další systémy lze zapojit do jednoho datového toku.
Jeden systém. Jiná hodnota pro každého.
Vedení
Okamžitě vidí stav studentů, financí, dokumentů, úkolů, zkoušek i práce týmu.
Administrativa
Méně přepisuje, méně hlídá termíny a pracuje s jasně určenými dalšími kroky.
Lektor
Má přehled o materiálech, aktivitě, odevzdáních a studentech, kteří potřebují pozornost.
Student
Ví, co má splněno, co ho čeká a kde najde své podklady, výsledky a certifikát.
Kontrola
Dostane průkaznou časovou a dokumentovou stopu v rozsahu odpovídajícím oprávnění.
Co potřebujete vědět před ukázkou?
Na demu pracujeme s vaším reálným procesem, aby bylo okamžitě vidět, které vazby a automatizace mají největší přínos.
Máte jinou otázku? Napište nám →Musíme změnit celý proces najednou?
Ne. EDS lze zavádět po logických celcích. Nejdříve zmapujeme současný tok, vybereme nejdůležitější vazby a nastavíme postupné spuštění.
Lze systém nastavit pro náš konkrétní typ vzdělávání?
Ano. Nastavit lze typy studia, fáze, podmínky, materiály, úkoly, dokumenty, komunikační scénáře, zkoušky i pravidla certifikace.
Jak EDS pomáhá při kontrole Úřadu práce?
Soustřeďuje podklady, časové události, práci studenta, komunikaci, výsledky a dokončení na jednu kartu. Oprávněné kontrole lze připravit odpovídající pohled podle nastavených přístupů.
Je fakturace oddělená od studia?
Ne. Finanční stav je součástí karty a může řídit další kroky. Například spárovaná úhrada může spustit fakturu, uvítací e-mail nebo zpřístupnění studia.
Umí EDS automaticky vytvořit certifikát?
Ano. Po úspěšném dokončení může systém certifikát vytvořit, odeslat studentovi a uložit do jeho karty jako součást úplné historie.
Lze EDS propojit s naším webem a dalšími systémy?
Ano. Webové formuláře i další služby lze napojit přes API, aby data pokračovala bez ručního přepisování.